Conhecida como uma organização moderna, tanto por suas pesquisas quanto pelo seu currículo, a Universidade Estadual de Campina  (Unicamp) demonstra sua cultura de inovação também na forma de administrar a instituição. Desde 2003, essa instituição de ensino do interior paulista,  vem sendo desenvolvido nessa universidade um programa de substituição da tradicional Gestão por Funções, aplicada desde a sua fundação em 1966, pela Gestão por Processos (GP). Por enquanto, funciona somente um projeto-piloto no setor administrativo. No futuro, ele pode atingir toda a universidade.

O programa mereceu a formação de um grupo de trabalho distinto, que recebeu o nome de equipe de Gestão por Processos (Gepro). Ele é composto por profissionais da própria Pró-Reitoria de Desenvolvimento Universitário (PRDU), que centraliza a nova forma de gestão, com a participação de técnicos do Hospital das Clínicas da Unicamp, profissionais que trazem vivência em processos em seus currículos. Uma metodologia especialmente voltada para o cotidiano da universidade foi criada para execução da proposta. 

As maiores vantagens constatadas pela Unicamp com a mudança de sistema são o aumento do foco nos pontos mais relevantes do funcionamento da instituição, a aplicação mais eficaz dos indicadores de desempenho e maior facilidade na gestão do conhecimento, entre outras. E as mudanças não criaram entraves nas relações com fornecedores ou nas relações com outros órgãos públicos. 

A principal ferramenta de trabalho é um programa de treinamento e conscientização, já que mudanças profundas costumam ser vistas com resistência, pelo menos no princípio. Nelma Aparecida Magdalena Monticelli, coordenadora do Gepro e coordenadora adjunta de Tecnologia de Informação e Comunicação da Unicamp, conta para a FNQ em Revista como vem sendo feito esse trabalho e  porque a GP é uma tendência global não só em instituições de ensino.

Gerir universidades por processos é uma tendência?

Entendo que sim, mas não só para as universidades. Todas as organizações acabarão se envolvendo em algum momento com as idéias da GP. Na “era da informação”, os clientes aumentam seus níveis de exigência, já que a maioria das pessoas tem acesso a informações.  De um lado, não há como a organização dizer que não sabe o que acontece no mundo. Afinal, focar em processos é uma questão de sobrevivência. De outro, as restrições orçamentárias são cada vez maiores, o que leva a uma busca constante pela eficiência. Com isso, medir e otimizar o desempenho se torna uma exigência inescapável. A organização que não adotar os conceitos da GP certamente terá mais dificuldades. 

A universidade é mais propícia a ser gerida por processos do que outros tipos de organizações? 

Todo o tipo de organização tem aspectos positivos e negativos. Um ponto positivo da universidade é o ambiente caracterizado pela busca do conhecimento, desenvolvimento pessoal e organizacional. Um aspecto negativo, no caso das instituições públicas de ensino, é que a regulamentação das atividades torna as revisões e melhorias mais complexas. Estamos subordinados a normas e leis que o setor privado, por exemplo, não está. 

Quais as principais diferenças entre o antigo sistema de Gestão por Funções e a atual GP?

Gestão por Função é aquela em que as atividades são consideradas e tratadas dentro de suas especialidades. São entendidas e delimitadas em suas áreas. Na GP, as estruturas organizacionais estão inter-relacionadas, casadas. Isso permite que o processo de negócio seja gerenciado de maneira integrada, envolva diversas funções de várias áreas em um processo único. Na GP enxergamos a cadeia produtiva em seqüência, o que permite a atuação em cada fase ou etapa. Na Gestão por Função é difícil alcançar o resultado desejado, pois não adianta implementar melhorias em uma função se isso não terá efeito no resultado final do processo. O modelo de GP propõe uma migração do princípio de “comando e controle” para o princípio da “colaboração e negociação”.

Que benefícios a GP pode trazer, em comparação com o modelo anterior?
 

Ela concentra o foco no que realmente interessa, que é o trabalho. É uma ferramenta muito eficaz para a implementação da estratégia organizacional. Apresenta vantagens como facilitar a gestão por meio de indicadores de desempenho, instrumentar a aplicação de abordagens inovadoras e facilitar a gestão do conhecimento organizacional e de competências. Os principais objetivos desse sistema são: tornar os processos eficazes para alcançar os resultados desejados; eliminar erros; minimizar atrasos; otimizar do uso dos recursos e possibilitar adaptações às necessidades dos usuários e da organização. 

Cite os principais resultados alcançados na Unicamp até agora.
 

A principal mudança é a comportamental. O sistema de trabalho passa a exigir novas habilidades, maior autonomia e o compartilhamento de responsabilidades. Proporciona a diminuição do individualismo, já que as atividades são realizadas em equipe e os resultados são avaliados como um todo. As decisões são baseadas nas necessidades dos clientes. Até o momento, conseguimos criar uma metodologia própria e treinar 180 facilitadores, que vão reproduzir o conhecimento; mapear e priorizar os processos críticos e implementar um sistema de revisão de processos já concluídos ou em andamento.

Quais as maiores resistências enfrentadas?
 

A resistência a mudanças. Apesar de as pessoas não temerem a perda dos empregos, elas receiam deixar de ter controle sobre o seu trabalho, bem como uma certa perda de poder. Há ainda a dificuldade de compartilhar o conhecimento. Muitas vezes a GP aumenta a responsabilidade sem mexer no poder hierárquico. É uma mudança cultural que pede um novo estilo de liderança. Por isso, a comunidade precisa adotá-la como um novo paradigma. 

Que metodologia é utilizada? 
 

Nós na Unicamp acreditamos que a GP tem uma relação muito forte com a gestão de pessoas. Por isso, investimos na conscientização e na capacitação de equipes multidisciplinares nas unidades e órgãos. Tanto é que, hoje, a GP está incorporada como uma disciplina permanente no Programa de Desenvolvimento Gerencial (PDG) da universidade. A nossa metodologia é composta de oito etapas que se inter-relacionam: planejamento estratégico; entendimento do negócio; identificação dos processos críticos; requisitos dos clientes e fornecedores; análise do processo atual; redesenho do processo; implementação do processo e, finalmente, gerenciamento do processo. 

Como é o envolvimento da reitoria?
 

O apoio da alta direção foi fundamental. Este é um tipo de projeto que requer atenção especial, pois demanda esforço adicional na alocação de recursos humanos e resulta em mudanças de procedimentos, políticas e estruturas funcionais.

Essa experiência permite afirmar que o sucesso da organização é originado na eficácia de seus processos?
 

Os processos existem de qualquer forma. O sucesso está na gestão deles. A GP é um método que permite entender e atuar sobre a cadeia de atividades das várias áreas que contribuem para a produção de um determinado produto ou serviço. É esta visão sistêmica que propicia atingir níveis de desempenho excelentes e que levam ao sucesso. Mapear é entender a seqüência lógica de uma cadeia de atividades, seja de um único processo ou de um conjunto deles. A proposta é a busca constante pela qualidade, produtividade e melhoria no desempenho.